ビジネスメールの基礎！お礼メールの書き方とテンプレート

社会人必見！お礼メールのポイント

お礼メールとは

photo T-SITE

「メール　お礼」と Google で検索すれば、たくさんのノウハウやテンプレートを見つけることは出来ますが、多くの場合で肝心なことが抜けているように思います。 それは「お礼」とはズバリなにかということです。 小さいころから当たり前のように使っている「お礼」ですが、お礼の目的やお礼が及ぼす効果などを意識するか・しないかでメール内の“文力（ぶんりょく）”も違ってきます。 以下に一般的なお礼の目的や効果を紹介します。

• 目的／円滑な人間関係の構築
• 期待できる効果／自社ビジネスへの恩恵（売り上げUPや販路拡大など）
• 意識したいポイント／お礼を言われる人の立場を想像して、お礼の言葉を考える必要があります。お礼を言われると、自己肯定感が高まり、多くの場合精神的に好影響を与え、相手を味方につけることができます。
• ㊙ポイント／人が何か行動を起こす理由としては、大きく分けて 3種類が考えられます。それは「義務」「渇愛（かつあい）」「慈悲」で、お礼メールによって相手の慈悲の部分を刺激することが大事と思います。

改めてメールのメリット・デメリット

メリット

• 早い
• 安い
• 時間的な拘束がない（受信者の都合で開封できる）
• 場所の拘束がない（携帯電話で見られる）
• Cc や bcc で一度にたくさんの人に送信できる（優れた情報共有性）
• 保管・管理しやすい
• 画像や動画、URL なども送信できる

デメリット

• 送信後、訂正・取り辞めができない
• 送信先がオンラインである必要がある
• 送信先が開封しないケースがある
• 迷惑メールに自動振り分けされる可能性もある
• 対面に比べると人間性が低い通信手段

お礼メールが必要な場合・不必要な場合

お礼メールの作成以前に、どの場合でお礼メールがいるか・いらないか、根本的な部分を自分の中で明確にしておく必要があります。

●お礼メールが必要な場合●

• 取引先や見込み客を紹介頂いた後の初動結果報告として 紹介情報そのものは、電話や対面時に頂くことが多いと思います。しかし、そのあとの紹介先に対して自分が行った行為・その結果を報告する必要があると思いますが、時間帯や内容によってお礼メールで済ますことが適当な場合があります。
• 入金があった場合入金にも前金や後払い、手付金などいくつか種類はありますが、即座に相手に連絡する必要がある場合もあります。そんな時は、やはりメールが適当で、入金額・日付・今後の対応などを明確に知らせることができます。
• 展示会やイベント、交流会などのお誘いを頂いた時対面や電話の中でお誘いを頂いた場合は、その場でお礼を伝えられますが、中には郵便やメールで案内が届くケースもあると思います。 近日中に相手とお話しする予定がない場合は、メールで一次対応する方が好ましい場合もあります。
• ネット上の書き込みを見つけた場合 SNS やブログで個人が情報発信することは珍しくなく、サービスによってはお客様の生の声が公開されることもあります。 そんな公開メッセージを見つけたときは、いい内容・悪い内容に関わらずお礼メールを送ってみるとプラスになると思います。

●お礼メールが不要な場合●

• ただ打ち合わせしただけの時のお礼メール この度は、貴重なお時間を・・・・自己満足だけで送るメールは不要です。 ただし、打ち合わせ時に浮上した課題に対して進捗があった場合は、メール＋電話連絡するといいですよね。
• 相手がガラケー・ユーザーの場合 そのメール、見てもらえそうですか？ アナログ世代の方の中には、現代人とは違う“お礼”の定義があって、メールすることで逆効果になる場合もあります。
• 直ぐに報告しなくていい場合 上記で紹介したお礼メールが必要な場合の例で考えると、数時間後に相手と会う予定がある場合は、お礼メールは不要と考えます。 基本的に感謝の気持ちはメールではなく、対面してキチンと伝える方が“お礼”効果が高くなると思います。

お礼メールの to や cc、bcc について

photo : かみあぷ

お礼メールを作成するときに、送信アドレスで悩んだことのある方も多いのではないでしょうか？

相手からもらった名刺にも PC用メールアドレス、モバイル用メールアドレスが書かれている場合があります。 またお礼メールの対象者が一人なのか複数なのか、上司も関係しているか、など 1通のメールでも色々考えさせられます。 基本的に to は、お礼対象の主たる人で、cc は お礼対象者に関係する相手先のメンバー（部下の方など）、bcc は社内の人、でしょう。 重要なことは、誰に対するメッセージか、送信先がボケていないか、などを気を付ける必要があります。

お礼メールのテンプレート

取引先や見込み客を紹介頂いた後の初動結果報告として

●●株式会社 システム開発部　企画課 課長　◇◇様

いつもお世話になっております。 本日はお忙しい中ありがとうございました。 打ち合わせ時にご紹介頂きました○○様と連絡が取れましたので、ご報告させて頂きます。

弊社商品△△については全く知らなかった様子ですが、導入インパクトは大きいとして明日午前10時に○○様の会社に訪問し、お会いする予定となりました。 ◇◇様からの紹介として、恥ずかしくないよう誠意ある対応に努めさせていただきます。 訪問結果については、追ってご報告させて頂きます。

以上、ご報告とさせて頂きます。 今後とも、何卒、宜しくお願い申し上げます。

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××有限会社
田中●●
住所
電話
メール
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まとめ

いかがでしたでしょうか？今回お礼メールについてご紹介させて頂きましたが、お礼メールの効果を上げる方法として自分の受信 BOXを意識してみる、ことも大事と考えます。

自分が受け取ってうれしかった、思わず相手に反応した、そんな受信メールを心に留めておくと、これから送るお礼メールもスゴイものになっていくと考えられます。