Dropboxの使い方を画像で解説!直感的な操作で簡単バックアップ


Dropboxの使い方を画像で解説!直感的な操作で簡単バックアップ

Dropboxは、ファイルを保存・共有できるサービスです。

パソコンが壊れるなどのアクシデントに備えてファイルをバックアップしたくても、なんだか面倒だな...と思っていませんか?

Dropboxの操作はわかりやすく簡単です。ちょっとしたファイルのバックアップに困ったら、まずはDropboxの利用をおすすめします。

この記事ではDropboxのユーザー登録や便利な使い方について、図解入りでわかりやすく説明します。

無料でストレージ容量を増やす方法についても触れましたので、ぜひご覧ください。

目次
  1. Dropboxアカウントを作る
  2. Dropboxでできること
  3. ファイルの保存
  4. ファイルの共有
  5. ファイルの管理
  6. ファイルを転送する
  7. デスクトップ版の利用
  8. 有料版の利用でストレージ容量を増やす方法
  9. 無料版(Basicプラン)のストレージ容量を増やす方法
  10. 1. Dropboxのスタートガイドを完了する
  11. 2. Dropboxに新しいユーザーを紹介する
  12. 3. Dropboxのコミュニティーフォーラムに参加する
  13. まとめ

Dropboxアカウントを作る

まずはアカウントを作りましょう。Googleアカウントがある場合は、ボタン1つで簡単に登録できます。

  1. Dropboxのサイト(トップページ)にアクセスします。

  2. 画面右側のフォームに必要事項を記入、チェックし登録するボタンを押します。Googleアカウントで登録する場合は何も記入せず、Googleで登録ボタンを押します。

  3. 登録したメールアドレスにメールが届きます。 メールを開いてメールアドレス確認ボタンを押せば、アカウントの作成は完了です。

image

(アカウント登録フォーム)

Dropboxでできること

Dropboxには、クラウドストレージとして優れた機能があります。

  • 【保存】文書や写真、動画、音楽ファイルを、基本2GBまで保存できる
  • 【共有】"編集""閲覧"の2つの権限でファイルを共有できる
  • 【ファイル管理】削除したファイルの復元や、ファイルバージョンの復元など
  • 【ファイル転送】Dropboxの機能だけで、大容量(上限100MB)のファイルを転送できる

端末は3台までの利用が可能です。Web上から利用できるほかパソコン(Windows/Macの両方)やタブレット、スマホ版アプリもあります。

image (Web版の画面)

この章では、Web版での操作を中心にご紹介していきます。

ファイルの保存

Dropboxにファイルを保存(アップロード)すると、インターネット上のストレージに保管されます。ストレージとは、データの保存場所を指す言葉です。

万が一パソコンが壊れても、ファイルは別の場所に保存されているためすぐに復旧できます。

[アップロード]

アップロードの方法は2通りです。

  1. ファイルやフォルダを、Web画面上にドラッグ&ドロップするだけでアップロードできます。
  2. 同じ画面上にファイルがないときは、画面右側ファイルをアップロードまたはフォルダをアップロードからブラウズしてアップロードが可能です。

image (アップロード:画面上のどこにドラッグ&ドロップしてもアップロードできる)

[ダウンロード]

アップロードして保存したファイルは、ダウンロードして取り出します。

  1. ダウンロードしたいファイル、フォルダ横の"…"をクリックします。

  2. ダウンロードをクリックし、保存先を指定します。

image (ダウンロード:同様の操作でファイルの削除やリネームもできる)

ファイルの共有

同じチームや部署のメンバーなど、他のユーザーとファイルを共有できます。

Dropboxユーザーと共有するには、共有相手のメールアドレスが必要です。

共有したい相手がDropboxユーザーでない場合は、ファイルへのリンクを作って共有します。

[共有の手順]

image 共有したいファイル名の右側共有ボタンを押します。

image

  1. 共有相手のメールアドレスを入力します。
  2. 必要であれば閲覧権限を指定します(デフォルトは"編集可能")。
  3. 共有ボタンを押します。これでファイルの共有設定は完了です。

[Dropboxにアカウントがない人との共有手順]

ファイル名の右側にある共有ボタンを押し、開いた画面の一番下にある"リンクを作成"ボタンを押してリンクを作ります。

image

できたリンクをコピーして別途メールやチャットなどで共有相手に伝え、アクセスしてもらえば共有が可能です。

ファイルの管理

Dropboxには履歴の保存機能があり、以下のように失われたデータを回復できます。

[削除したファイルの復元]

削除されたファイルは、削除されてから30日経っていなければ復元できます。

image

  1. 画面左側の”削除したファイル”を選択します。

  2. 表示されたファイルの中から、復元したいファイルの先頭にチェックを入れます。

  3. 画面右側の復元ボタンを押せば、ファイルの復元は完了です。

[古いバージョンの復元]

Dropboxに保存している文書から必要な情報を消してしまったとき、任意のバージョンに復元が可能です。

Dropboxではアップロードされたファイルの履歴が自動的にバージョン管理され、30日間保存されています(無料版の場合)。

image ファイル、フォルダ横のをクリックし、バージョン履歴を選択します。

image 復元したいバージョンを選択し、右側の復元ボタンを押すと復元されます。

(バージョン名をダブルクリックするとプレビュー表示・内容の確認が可能です。)

ファイルを転送する

従来の大容量ファイル転送サービス(ギガファイル便など)を使わなくても、Dropboxの機能(Dropbox Transfer)だけで100MBまでのファイルを転送できます。

送信する相手は、Dropboxユーザーでなくてもかまいません。また転送するファイルは、Dropboxに保存しているファイルでなくても大丈夫です。

image ホーム画面左下からTransferを選択し、転送を作成ボタンを押します。

image 転送したいファイルやフォルダをドラッグ&ドロップします。Dropbox内のファイルからブラウズして追加も可能です。

image ファイル名を確認し、転送を作成ボタンを押します。転送の有効期限は1週間です。

※Professionalプラン(有料)を使えば、転送の有効期限やパスワードを任意に設定できます。

image ダウンロードリンクが生成されるので、メールやチャットなどでリンクを転送相手に伝えて受信・ダウンロードしてもらいます。

image ホーム画面にもどりTransferを選択すると、作成したファイル転送が何回閲覧・ダウンロードされたか確認できます。

以上のように、インターネット上でのファイルの保存ややりとりの大半が、Dropboxで可能です。

デスクトップ版の利用

Dropboxをパソコンで使うとき、Web版だけではなくデスクトップ版アプリも使えます。

デスクトップ版を使えば、Dropboxへのアップロードやダウンロードを意識することなく、常にファイルをバックアップした状態のまま編集が可能です。

[デスクトップ版アプリのダウンロード方法]

image

Web版Dropbox画面の右上アイコンをクリックし、Dropboxアプリをインストールを選択します。

[デスクトップ版アプリの利用方法]

アプリをインストールすると、パソコンの通知領域(Macの場合はメニューバー)にDropboxの箱形アイコンが表示されるので、クリックして開きます。

image

画面上部にフォルダアイコンが表示され、クリックするとファイルの一覧が表示されます。あとはWeb版アプリとほぼ同様に使用可能です。

デスクトップ版アプリは、Dropbox上のファイルをパソコンにも保存してファイルごと同期するため、ディスクにある程度の余裕が必要です。ファイルの保存先は、余裕のあるディスクに変更できます。

有料版の利用でストレージ容量を増やす方法

Dropboxには今まで説明してきた無料版(Basic)のほかに、2種類の有料プラン(Plus/Professional)があります。

有料プランのストレージ容量はTB(テラバイト)単位です。デスクトップ版アプリを使えば、パソコン上のすべてのデータを常時バックアップしながら作業できるのが大きなメリットになります。

Basic Plus Professional
ストレージ容量 2GB 2TB 3TB
ファイル履歴の保存 30日間 30日間 180日間
File Transfer転送容量 最大100MB/回 最大2GB/回 最大100GB/回
料金 無料 ¥1,200/月 ¥2,000/月

料金の支払い方法は、クレジットカードとPayPalです。

また上記の他に法人向けの『Dropbox Business』として、さらに3種類(Standard/Advanced/Enterprise)のプランがあります。

無料版(Basicプラン)のストレージ容量を増やす方法

無料版では、ストレージ容量が圧倒的に少ないことがデメリットです。

しかしアカウントを有料版にアップグレードする以外にも、料金の支払いなしにストレージ容量を増やす方法があります。

オンラインストレージの容量は使いやすさに直結するので、ぜひチャレンジしてみてください。

1. Dropboxのスタートガイドを完了する

Dropboxのスタートガイドには7つの項目があります。このうち5項目を完了すると、ストレージ容量が250MB増えます。

2. Dropboxに新しいユーザーを紹介する

Dropboxに新しいユーザーを紹介すると、1人あたり500 MB(最大16GB:32人紹介が上限)の容量が増えます。

紹介した人だけでなく、紹介された人の容量も500MB増えます。Dropboxのアカウントを新しく作るときは、他のユーザーから紹介してもらうのがおすすめです。

3. Dropboxのコミュニティーフォーラムに参加する

Dropboxのコミュニティーフォーラムに参加して役立つ情報を提供すると、他のユーザーから"Mighty Answer"というバッジをつけてもらえることがあります。このバッジがつくと、1GBの容量が追加されます。

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まとめ

Dropboxを気軽に使いはじめられるよう、この記事では初歩的でよく使う機能の使い方をご紹介してきました。

Dropboxはシンプルで使いやすく作られていますが、インターネット上のファイル操作についてかなり強力な機能を網羅しています。

今回ご紹介したほかにも、GmailやSlack、Zoomとの連携など、他のオンラインストレージにはない機能がたくさんあります。

ファイルのバックアップに慣れたら、ぜひ使いこなしてみてください。


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鳥飼千愛
この記事を書いた人
鳥飼千愛
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