Excelの代わりに!無料で使えるスプレッドシートとは何か?を初心者向けに解説!



Excelの代わりに!無料で使えるスプレッドシートとは何か?を初心者向けに解説!

Excelと同じ表計算機能を備えるGoogleスプレッドシート。ビジネスツールとして使う機会も増えてきています。パソコンのOSや、デバイズ(端末)に依存せずに「保存」「編集」ができるため、ユーザーの裾野を確実に増やしています。

表計算の他に、項目を絞る「ソート」機能や計算等を行う「関数」機能もついています。普段、仕事で使っている事務処理に必要な機能はほとんどついていますので、不便さを感じることはほとんどないでしょう。バージョンアップも自動的に更新され、最新版を常時無料で使えます。

スプレッドシートは使いこなすと、バグやフリーズがほとんどなく、さらに自動保存機能が装備されているためExcel以上に便利さを感じると思います。

目次
  1. スプレッドシートとは?
  2. スプレッドシートで出来ることとは?
  3. スプレッドシートで共有設定する方法
  4. スプレッドシートの共有機能がExcelよりも使いやすい3つのポイント
  5. その他の便利な機能
  6. オフライン編集ができる
  7. Excelの代わりに使える
  8. 「アドオン」とは
  9. オススメのアドオン7つ
  10. まとめ

スプレッドシートとは?

スプレッドシートとはGoogleが無償で提供している表計算サービスです。 GoogleのGmailのアドレスを持っていれば誰でも利用できます。 スプレッドシートの情報は、Gmailを持ってない人もメールアドレスを登録してあげれば共有できます。

スプレッドシートで出来ることとは?

複数人で編集ができる

スプレッドシートではシートを誰とでも共有し、編集することができます。

設定の仕方はとても簡単です。

スプレッドシートで共有設定する方法

1.左上の「ファイル」タブをクリックし、「共有」を選びます。

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2.別ウィンドウが表示され、スプレッドシートの名前を決めます。名前を決めたら「保存」ボタンをクリックします。

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3.さらに別ウィンドウが開きます。共有したい人のメールアドレス、もしくは名前を入力します。入力を終えたら「完了」ボタンをクリックします。

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4.おつかれさまです。設定は以上で終了です。

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グーグルアカウントも持っていれば、誰でも必要な人にだけシートを共有し作業をすることができます。

スプレッドシートの共有機能がExcelよりも使いやすい3つのポイント

1.共有したシートを誰が編集したか、アカウントのアイコンの表示でわかります。

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2.複数人が同時にアクセスをしてもバグやフリーズなど不具合がほとんど起きません。

3.「閲覧のみ」、「編集可」など共有者の権限設定を行うことができます。

その他の便利な機能

オフライン編集ができる

オフライン編集とは、インターネットに接続されていない場所でもスプレッドシートの編集を行うことができることを言います。

オフライン編集の設定方法次の通りです。

1.スプレッドシートの次のマークをクリックします。

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2.スプレッドシートで編集中のドキュメントリストが表示されます。次のマークをクリックします。

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3.左カラムにメニューが表示されます。その中の「設定」をクリックします。

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4.次のウィンドウが開きます。

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5.「オフライン同期」を確認します。「オフライン」の右側にある丸いボタンが青くなっていればオフライン編集が設定されています。

もしくは、「作業内容はこのパソコンに同期されるため、オフラインでも編集できます。」と書いてあれば、オフライン編集を行える設定です。

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6.設定は以上です。

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Excelの代わりに使える

表計算や、関数、ソート機能が付いているのでほぼExcelと同じように使用することができます。

入力をしたらGoogleのクラウドサーバー上に自動的に保存されるため、「データをセーブし忘れた!」ということがほとんどなく、安心して使うことができます。

「アドオン」とは

まず、スプレッドシートとアドオンの関係を説明しましょう。

スプレッドシートとアドオンは、システム手帳のような関係です。

スプレッドシートが、マンスリーやウィークリーの手帳の本体の部分で、 アドオンというのは、システム手帳の使い勝手を補足する「アドレス帳」「予算管理票」「メモ帳」などオプションです。

アドオンは、スプレッドシートに分析ツールのアナリティクスや、AppSheet(スプレッドシートでアプリのプロトタイプを作成できるアドオン)、ProjectSheet project planning(工程表でよく使用するガントチャートを作成・管理するアドオン)等があります。

仕事内容やライフスタイルに応じて、カスタマイズすることができます。

アドオンの設定方法

アドオンを設定するには、次の手順になります。

1.「アドオン」タブをクリックする

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2.「アドオンを取得」を選択します

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3.スプレッドシートで使用できるアドオンの一覧が表示されます

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4.希望のアドオンをクリックします (マウスオーバーすると「+無料(有料)」というボタンが表示されます)

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5.グーグル認定のアドオンを選択すると別画面で認証画面が表示されます。左下に表示される「認証」ボタンをクリックします

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6.設定は以上です

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オススメのアドオン7つ

1. Google Analytics

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グーグルのサイト分析ツールアナリティクスです。 アナリティクスのデータをスプレッドシートに直接反映させ、編集することができます。

分析時、アナリティクスへのログインやデータのダウンロードの手間を省略することができます。

スプレッドシートは、Excelデータに変換することができます。 社内ではスプレッドシートで情報を編集し、取引先にはExcelで送付できます。

2.AppSheet

スプレッドシートで、アプリのプロトタイプが作れるアドオンです。 同一のスプレッドシートを共有しているユーザー同士で編集することができます。

システムのコンサルティングフェーズで役に立つでしょう。

また、企業の社内SEが利用することにより、システムの提案がより現場のユーザー感覚に近いものを提案することができます。

3.ProjectSheet project planning

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システム構築の際、プロジェクト管理ツールとして使われるガントチャートを作成し、管理することができるアドオンです。

共有した人たちで、編集を行いバージョンアップをしていくことができます。

誰が編集をしたかもわかるので、国や地域を超えたプロジェクトを行う際便利です。

4.SpreadsheetBooster

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Facebookやtwitter等のSNSのデータを自動取得してくれるアドオンです。

各サービスやアカウントの相関関係を知りたい時に便利です。

5.Email Range

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スプレッドシートで作成したデータをそのままスプレッドシートからメールとして送信できるアドオンです。

添付ファイルを作る必要がないので、効率的です。

6.Advanced Find and Replace

複数のシートから、データを絞り込む時に便利なアドオンです。 1.で紹介した、アナリティクスのデータをシート単位で保存し、それらをまとめてレポートにするときに便利さを実感するでしょう。

7.Yet Another Mail Merge

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メールを一斉送信してくれるアドオンです。営業やイベントのお知らせなど、定型メールを送る時に便利です。

メールアドレスをデータベース化してくれるので、個人事業主やスタートアップ企業で使用すると利便性を実感しやすいでしょう。

適宜、新しいアドオンをチェックすると、効率や生産性をあげることができるでしょう。

まとめ

スプレッドシートは無料な上に、アドオンが充実しています。 Excel代わりに使うことはもちろん、リモートワークなどで同じスケジュール感でプロジェクトを進めることができます。

アドオンを使いこなすと、個人事業主やスタートアップ企業、大手企業でもコストを抑えながら生産性を上げていくことができるでしょう。

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Machiya
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