知っているだけで効率アップ!目から鱗のExcel小技集

知っているだけで効率アップ!目から鱗のExcel小技集
目次
  1. 書式設定で曜日を表示
  2. セル内の改行
  3. Enterキーを押したときの移動方向を変更
  4. 空白セルをすべて選択
  5. シート全体を選択
  6. シートを複数選択
  7. 形式を選択して貼り付け
  8. 図形の位置を揃える
  9. セル範囲を管理しやすくしたい…名前の定義
  10. 特定のセルを強調…条件付き書式
  11. 入力する値を制限したい…入力規則
  12. ウインドウ枠の固定
  13. ウインドウの分割
  14. おわりに

Excelは機能がかなり充実している反面、細かいところで仕様や操作がわからなくなるときがあります。例えば、大きな表を見比べたり、条件付き書式が設定されているセルだけを選択したりするには、どうしたらよいのでしょう?大丈夫、ちゃんと効率的に作業する方法があります。

覚えておくと便利な小技をご紹介します。

※Excelで使えるショートカットについてはこちらの記事

書式設定で曜日を表示

date

  • セルを選択し、右クリックで「セルの書式設定」を選択- 表示される「セルの書式設定」ダイアログで、「表示形式」タブをクリックし、「分類」の一覧から、「ユーザー定義」を選択- 種類欄にaaaまたはaaaaと入力

aaaの場合は「木」というように一文字で、aaaaの場合は○曜日(例:木曜日)と表示されます。好きな書式を選んだ後、追加することもできます。

(例:yyyy/mm/dd(aaa)→2016/7/10(日))

セル内の改行

Altキー+Enterキーでセル内に改行を入れることができます。

Enterキーを押したときの移動方向を変更

Enterキーを押すと標準では下に移動しますが、右、上、左にも変更することができます。

option

  • ファイル>オプションを選択し、「Excelのオプション」ダイアログを表示- 詳細設定を選択し、「Enterキーを押したら、セルを移動する」の「方向」を変更する

空白セルをすべて選択

空白セルをまとめて変更したい…そんな場合には「ジャンプ」ダイアログを使います。

jump

  • ホーム>検索と選択>ジャンプを選択もしくはCtrl+Gで「ジャンプ」ダイアログを表示jump2- 「セル選択」をクリックすると、選択オプションダイアログが表示されます。ホーム>検索と選択>条件を指定してジャンプを選択しても同じ画面が表示されます- 空白セルを選択し、OKをクリック

セル範囲のすべての空白セルが選択されます。背景色や書式をまとめて変更するのに便利です。空白セルだけでなく、条件付き書式を含むセルやデータの入力規則を設定しているセルを複数選択することも可能です。

シート全体を選択

All

上記の赤で囲まれた部分をクリックすると、シート全体が選択されます。シート全体の設定を変えたいときに。

シートを複数選択

シートを選択している状態で、

形式を選択して貼り付け

paste_select

セルをコピーした後、右クリックのメニューから「貼り付けのオプション」に表示されているアイコン、または「形式を選択して貼り付け」を選択し、様々な貼り付け方ができます。アイコンを選択できるほか、「形式を選択して貼り付け」ダイアログからも選ぶことができます。

値:数式が入っているセルをコピーしている場合は、数式結果の値のみが貼り付けられます。形式の例形式の例

図形の位置を揃える

図形を多く使う場合は、左端や上端など基準を決めて位置を整えると美しく見えます。

haichi

複数の図形を選択した状態で、ページレイアウト>配置で表示されるメニューから、合わせたい方向を選択します。

haichi2

上記では左揃えを選択しました。最も左に位置していた図形の左端を基準に揃えられています。

セル範囲を管理しやすくしたい…名前の定義

とあるセルで別のシートのセル範囲を参照しているけれど、何の意味がある範囲かよくわからない…そんなときは、名前を定義しましょう。セル範囲、関数、定数、またはテーブルの名前を定義できます。例えば関数で定義された名前を使えるので、何の範囲を示すかが一目でわかるようになります。

  • 数式>名前の定義を選択もしくは名前をつけたいセル範囲を選択し、右クリックで「名前の定義」を選択name2- 「新しい名前」ダイアログで、名前や参照範囲を入力し、OKをクリック

特定のセルを強調…条件付き書式

重複しているセルや上位10件のセルを強調して見せたい…そんなときは条件付き書式を使います。

jokentukishoshiki

joken1

ここで数値や書式を変更します。上記の例では、11より大きいセルに対して書式が設定されました。

ルールを新規作成することも可能。ホーム>条件付き書式から、「新しい書式ルール」を選択します。

joken2

用意されている条件のほか、数式を使ってカスタマイズする方法もあります。

入力する値を制限したい…入力規則

入力する値を制限したい…そんな場合は、入力規則を使います。

  • データ>データの入力規則を選択し、ダイアログを表示しますrule- 設定タブの条件の設定-入力値の設定から、希望の条件を選択し、設定します

値の範囲や文字数などの設定ができます。特定のセル範囲や関数を指定することも可能です。

ウインドウ枠の固定

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スクロールしても見出しが見えるようにしたい場合は、ウインドウ枠の固定を行います。先頭行、先頭列、もしくは指定の行や列を固定します。

ウインドウの分割

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おわりに

1つ便利な機能を発見すると、他の機能との組み合わせで幅広い使い方ができる点がExcelの面白いところ。マクロを組む必要なくご希望の機能を実現できるかもしれません。ここに記載したのは、ほんの一例の小技。これまで習得してきたことと合わせて、ぜひいろいろ試してみてください。

murase miho
ライター
murase miho

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