Excelユーザーの常識!今更聞けないプルダウンリストの作り方

2016年9月2日 (2017年2月27日最終更新)
Excelユーザーの常識!今更聞けないプルダウンリストの作り方
目次
  1. プルダウンリストとは?
  2. プルダウンリストの使い方
  3. 選択肢のデータがない場合
  4. 選択肢のデータがある場合
  5. あとがき

Excel(エクセル)でプルダウンリストを使うための方法です。入力を便利にしてくれるので、何かとExcelを使うことの多いビジネスパーソンにはオススメの機能の一つです。プログラミングも必要なく、ビギナーでも簡単に使えますよ。

プルダウンリストとは?

プルダウンリストとは、セルの入力を制限する機能のこと。ドロップダウンリストと呼ばれることもあります。

プルダウンリストの例

上の画面のように、セルの右側にある矢印をクリックすると選択肢が表示されます。表示されている選択肢から任意のものを選べば、入力が完了します。

よく似た機能にコンボボックスがあります。どちらも選択肢から選ぶことは共通しているのですが、自由入力ができるかどうかが相違点です。プルダウンリストでは、自由入力は一切できません。表示された選択肢から選ぶことしかできないのです。一方で、コンボボックスは自由入力も可能です。

プルダウンリストは面倒なExcelの入力をサポートしてくれる機能です。文字を打つことなく入力ができるので、ユーザーの手間が省けますね。またコンボボックスとは違い、プルダウンリストは選択肢以外の文字や数値は入力できません。入力内容を制限することができるので、データの表記を統一できます。データが綺麗になるので、集計も楽になることでしょう。このように、プルダウンリストで得られるメリットはとても多いのです。

プルダウンリストの使い方

それでは、プルダウンリストの作り方についてご紹介していきます。以降、画面のキャプチャではMicrosoftOffice2013(Windows版)を使って進めていきます。

選択肢のデータがない場合

まずは、プルダウンリストの選択肢となるデータがない場合から。

デフォルトの値を入力する

まずは、プルダウンリストを使うセルにデフォルトの値を入力します。と言っても、「選択してください」や「クリックしてください」などの文字を入力するだけです。

入力規則をつくる

次に、プルダウンリストの選択肢をつくっていきます。先ほどのセルを選択した状態で、「データの入力規則(V)」を選んでください。

※ここで選択するセルは複数でも大丈夫です。

入力規則をひらく

「データの入力規則(V)」のダイアログがひらいたら、「設定」タブで「入力値の種類(A)」で「リスト」を選択します。

「リスト」を選択する

「ドロップダウンリストから選択する(I)」にチェックを入れ、「元の値(S)」に選択肢を入力していきます。選択肢の間には、半角カンマを入力します。

選択肢を入力する

選択肢の入力が完了したら、ダイアログ下の「OK」をクリック。これで、プルダウンリストがつくれました。

完成

選択肢のデータがある場合

次は、選択肢のデータがすでにある場合です。

デフォルトの値を入力する

先ほどと同じです。該当するセルに、「選択してください」などの文字を入力します。

選択肢のデータを選択する

次に、プルダウンリストの選択肢となるデータを作成してください。

データを選択する

プルダウンリストをつくるセルを選択した状態で、「データの入力規則(V)」をひらいてください。

入力規則をひらく

「元の値(S)」にフォーカスが入った状態で、プルダウンリストの選択肢となるセルを選択します。下の画像のように、「元の値)(S)」に選択肢のデータが反映されました。

元のデータが反映された

これで完成です。別のシートから、プルダウンリストの選択肢とするデータを選ぶこともできます。

あとがき

プルダウンリストの使い方について解説しました。

プルダウンリストは非常に便利なのですが、コツも必要です。例えば、項目数が多くなってしまう場合は複数のプルダウンリストに分けた方がいいです。また、シーンに応じて他の要素(リストボックスやコンボボックスなど)を使った方がいい場合もあるでしょう。状況に応じて、上手に活用していってください。

中西洋平
中西洋平
Web屋さん兼IT記事ライター。ピンとくるウェブサービスやガジェットを探すのが趣味です。どうぞよろしく。

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