仕事の幅が広がる!Googleスプレッドシートの基本からアドオンまで



仕事の幅が広がる!Googleスプレッドシートの基本からアドオンまで

今までExcelで仕事・勉強をしていたという方、Googleスプレッドシートは使ったことがありますか? 当初は既存の表計算ソフトとの差が歴然としていたGoogleスプレッドシート。

今や同時編集やオフライン作業、Googleフォームなど他のサービスとの連携といったような多くの機能が備わり、使い勝手の良いツールとなっています。最近では外部への業務委託や簡単な意見収集に使う会社が多いので、使い方を知っておけば仕事の幅が広がります。

Googleスプレッドシートの特徴と、今更聞けない使い方を簡単にご紹介します。

目次
  1. Googleスプレッドシートの概要と特徴
  2. 表計算ソフトとして
  3. 他のユーザーとシートを共有
  4. 他のサービスとの連携
  5. 無料
  6. Excelとの違い
  7. インターネット上に保存
  8. 自動保存と履歴
  9. マクロはGoogle Apps Scriptで
  10. 基本操作
  11. 事前準備
  12. 作成~削除まで
  13. 行・列の固定
  14. フィルタ
  15. 共有設定
  16. オフラインでの編集許可設定
  17. アドオン
  18. アドオンの追加方法
  19. アドオンの削除方法
  20. アドオンの例
  21. おわりに

image ※画像はOS:Windows10 ブラウザ:Google Chromeのものです

Googleスプレッドシートの概要と特徴

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公式サイト / iOS / Android

表計算ソフトとして

チャートやグラフ、条件付き書式、フィルタ機能、関数、ピボットテーブルなど、一般の表計算ソフトと比べても全く遜色のない機能を多数備えています。オンラインツールながら、他のシートを参照することもできます。オフラインでの作業が可能で、携帯端末用のアプリも用意されており、作業場所を選びません。

他のユーザーとシートを共有

事前に設定しておけば、他のユーザーとシートを共有し同時に作業することができます(50人まで)。シートにアクセスしているユーザーはアイコンで表示され、誰がどのセルを変更したかも一目でわかるようになっています。

他のサービスとの連携

・アンケートを無料で作成できるサービス『Googleフォーム』で得たデータをスプレッドシートで集計・分析する ・共同作業者にメールを送信する ・Googleドライブに保存していた画像を挿入する といった、他のGoogleサービスとの連携機能を備えています。

無料

これだけの機能が揃ってタダです。

Excelとの違い

Microsoft Excelなど既存の表計算ソフトを長年使用している人には、Googleスプレッドシートは操作方法が違い少々戸惑いがあるかもしれません。

インターネット上に保存

スプレッドシートはPCではなく、インターネット上に保存されます。メンバーと共有できるメリットがある反面、設定を誤ると機密情報が誰でも見られる状況にもなり得るので注意が必要です。

自動保存と履歴

Googleスプレッドシートは保存ボタンなどを押す必要はなく、自動的に保存されます。変更履歴が保存されているので復元も可能です。

マクロはGoogle Apps Scriptで

Googleスプレッドシートにはマクロはありませんが、Google Apps Scriptを使用して機能を拡張することができます。機能拡張には後述のアドオンを使う方法もあります。

基本操作

実際の画面を交えて操作方法をご紹介します。

事前準備

必要なものはGoogleのアカウントのみです。アカウントの登録はこちらから。

作成~削除まで

新規作成

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スプレッドシート一覧画面の右下に+のマークがあり、これを押すと無題のスプレッドシートが新規作成されます。

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シートの作成・削除

・画面左下の+マークをクリックするとシートが新しく作成されます。

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・削除するときはシート名を右クリックし、削除を選択します。

del_sheet

表の例

簡単な表の例です。下記では、行・列のサイズ変更、SUM関数の使用、強調・イタリック文字、セルの書式設定変更を行っています。

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削除

一覧画面のファイル名の右端を押すとプルダウンが表示されるので、削除を選択します。削除したファイルはGoogleドライブのゴミ箱に保存されています。



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  1.  グラフにしたいデータを選択し、メニューバーの挿入>グラフを選択します。

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  2.  グラフエディタが表示されます。挿入したいグラフを選択し、挿入ボタンをクリック



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3.  グラフが挿入されました

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行・列の固定

メニューバーから 表示 > 固定を選択すると、行・列ごとに指定できるメニューが表示されます。

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関数バーのすぐ下(fxの下)のバーを動かして固定することもできます。

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フィルタ

メニューバーから、データ > フィルタを選択します。<a image

各ユーザーが異なるフィルタを使いたい場合には、メニューバーから、データ > フィルタ表示を選択し、それぞれフィルタ表示を作成します。

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共有設定

他のユーザーと共有するための設定です。閲覧のみならGoogleアカウント以外でも可能で、編集する場合にはGoogleアカウントが必要です。

  1. 画面右上にある『共有』ボタンを押します

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  1. 共有したい人のメールアドレスを入力します。右側のプルダウンで『編集者』『コメント可』『閲覧者』を選択し、完了ボタンを押します。

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オフラインでの編集許可設定

オフラインで作業するための設定です。作業した内容はオンライン時にファイルにアクセスすれば反映されます。

  1. トップ画面から、設定を選択します。

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  1. 『オフにする』を選択すると、オフラインでも編集できるようになります。

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アドオン

機能を拡張したい場合はスクリプトを作成するほかにも、アドオンを追加する方法があります。多くは無料で、入力補助からデータ分析まで優れたアドオンが公開されています。

アドオンの追加方法

  1. メニューバーから、アドオン > アドオンを取得 を選択します。

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  1.  アドオン一覧が表示されます。追加したいアドオンを選択します。

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  1. 『+無料』ボタンをクリック。(有料の場合もあります)

image 4.  アクセスの許可を尋ねられます。許可が必要なアクセス権は、アドオンによって異なります。

image 5.  アドオンが追加されました。

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アドオンの削除方法

  1. メニューバーのアドオン>アドオンを管理 を選択

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  1. 追加しているアドオンの一覧が表示されます。『管理』ボタンを押すとメニューが表示されるので、削除を選択するとアドオンは削除されます。

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アドオンの例



Google Analitics

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Google Analiticsのデータを様々な角度から加工・分析します。

Yet Another Mail Merge

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シート内に入力した相手に、メールを一斉送信します。

More Fonts

image 35のフォントを追加します。

おわりに

以上駆け足でご紹介しました。慣れていくと便利なツールなので、是非一度試してみてください。Googleスプレッドシートで使える関数については後日別の記事でご紹介します。

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murase miho
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