Wordを便利に使う!仕事の効率をアップさせるマル秘テクニック10選



Wordを便利に使う!仕事の効率をアップさせるマル秘テクニック10選

本記事では、Wordのあまり知られていない小技を10個まとめてご紹介します。どれも業務を快適にしてくれる便利機能なので、日ごろからWordを使っている方にはぜひ参考にしていただければと思います。

※ショートカットについてはWindows版のものを記載していますが、括弧内にMac版のショートカットも併記しています。

目次
  1. 文章構成
  2. アウトライン表示を活用する
  3. リボンの表示/非表示を切り替える
  4. 文章作成
  5. 再変換をする
  6. 範囲を選択する
  7. 直前の操作を繰り返す
  8. 検索/置換をする
  9. 後からテキストボックスに入れる
  10. 表の列を増やす
  11. 保存、その他
  12. 名前をつけて保存
  13. 変更箇所を記録する(変更履歴)
  14. あとがき

文章構成

文章構成

アウトライン表示を活用する

アウトライン表示をご存じでしょうか?文章の校正を練るときにはとても便利なツールです。下記の画像のように、文章の校正を表示したり、ドラッグ&ドロップで自由に構成をつくっていくことができます。

Wordのアウトライン表示

さて、アウトライン表示の使い方です。ツールバーの「表示」メニュー内に、「アウトライン表示」がありますね。ここをクリックすると、通常の印刷レイアウトからアウトライン表示に切り替わります。文章を校正するタイトルや見出し、概要などを入力したら、あとはドラッグ&ドロップをするだけです。印刷レイアウトに戻すと、文章に見出しなどのスタイルが適用されていることがわかります。

リボンの表示/非表示を切り替える

Wordは文章作成ソフトです。文章をつくるときは集中する必要があるので、画面はできるだけシンプルにしておいた方が気が散らないので、作業が捗ります。おすすめは、リボンを非表示にすることです。ウィンドウの上の方に表示されているリボンを非表示にすると、入力エリアのスペースが広がるだけでなく、集中力を保つことができますよ。「Ctrl+F1キー」(option+command+Rキー)で、リボンの表示/非表示を切り替えることができます。

文章作成

文章作成

再変換をする

Wordで日本語入力をしていると、間違って変換してしまう時があります。そんな時に役に立つのが、再変換です。一度変換を確定しても、再び変換候補を表示して、変換のやり直しをすることができます。変換を確定した直後に、「Ctrl+Backspace」を押せばOK。シンプルな機能ですが、結構役に立ってくれます。

範囲を選択する

1単語ずつ選択範囲を増やす

Wordでは、さまざまな方法で範囲を選択することができます。単語を選択する場合は、対象の単語をダブルクリックすればOKです。1単語ずつ選択範囲を増やしていくこともできます。「Ctrl+Shift+矢印キー」(shift+option+矢印キー)を押していきます。

現在の行の文頭(文末)まで選択する

カーソル位置から、現在の行の文頭(もしくは文末)までを選択する方法です。文頭まで選択する場合は「Shift+End」(shift+command+←キー)を、文末までの場合は「Shift+Home」(shift+command+→キー)をクリックします。

文章全体の先頭(最後)まで選択する

カーソル位置から、文章全体の先頭まで選択する場合は「Ctrl+Shift+Home」(shift+command+↑キー)を、文章全体の最後までを選択する場合は「Ctrl+Shift+End」(shift+command+→キー)を使います。

全文章を選択する

ファイル内の全文章を選択する場合は、「Ctrl+Aキー」(command+Aキー)をクリックすればOKです。

直前の操作を繰り返す

スタイルやフォントを変更する場合など、同じ操作を繰り返したいこともあるかと思います。Wordでは、直前の操作を繰り返す機能が備わっています。効率的に文章作成ができるので、おすすめです。「Ctrl+Yキー」(command+Yキー)で、連続して同じ操作が行えます。

検索/置換をする

文章量が多い場合は、いちいち目で追っていては非効率です。Wordには、任意の文字列を検索したり、置き換える機能が備わっています。書き間違いを探したり、一括で単語を書きかえることもできるので便利です。検索は「Ctrl+Fキー」(command+Fキー)で、置換については「Ctrl+Hキー」(command+Hキー)で使うことができます。

後からテキストボックスに入れる

テキストボックスはとても便利な機能ですよね。自由な場所にテキストが入力できるので、コメントやちょっとした図を作るときなどに重宝します。あまり知られていないのですが、入力済みの文章を後からテキストボックスに入れることもできます。テキストボックスに入れたい文章の範囲を選択して、テキストボックスのアイコンをクリックすればOKです。テキストボックスのサイズは、選択した文章の大きさに自動調整されます。

表の列を増やす

表に入力しているときにEnterを押すと改行しますが、列を増やすにはどうすればいいのでしょうか。実は、EnterではなくTabを押せば表の列が増えていきます。セルに入力しながら素早く使えるので、作業の時短にもなりますよ。

保存、その他

保存、その他

名前をつけて保存

Wordでは「Ctrl+Aキー」(command+Aキー)で保存ができます。はじめて保存する際は名前をつけて保存に、2回目以降は上書き保存になります。「F12キー」(shift+command+Sキー)を押すと、2回目以降の保存であっても名前をつけて保存ダイアログをひらき、別ファイルとして保存することができます。

変更箇所を記録する(変更履歴)

複数人でWordファイルをやり取りしていると、誰がどの部分を変更したのかわからなくなるときがあります。ドキュメントの管理もしにくくなりますし、変更箇所を探す時間ももったいないです。

Wordには、文章の変更箇所を記録しておくことのできる機能があります。変更履歴という機能なのですが、文章校正でも使われるとても便利な機能です。使い方は簡単で、リボンの「校閲」タブにある「変更履歴の記録」をONにすればOKです。あとはWordが自動で変更箇所を記録していってくれます。

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あとがき

Wordで使える小技についてご紹介しました。快適に書類作成していくことができますので、積極的にとり入れていってくださいね。

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中西洋平
この記事を書いた人
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