デキるチームはやっている!面白い会議の進め方3選



デキるチームはやっている!面白い会議の進め方3選

企業や組織など集団での意思決定が必要なときに、どうしても避けられないのが会議ですよね。

人によって会議に対するイメージは違うと思いますが、よく聞くのは「長く時間を取られるので嫌い」や「話がまとまらない」、「つまらない」などですね。

会議を開く立場の人たちも、どのように会議を創ったらよいのか、そこに悩みを持っているのではないでしょうか。そういった人たちに向けてでもありますし、会議に参加する側の人たちの楽しみや希望になればよいと思い、世の中で実際に行われてきた、面白い会議の進め方をピックアップしてみました。

目次
  1. 面白い会議の進め方3選
  2. ミズベリング
  3. スティーブ・ジョブズ
  4. コクヨ
  5. まとめ

面白い会議の進め方3選

ミズベリング

会議1

ミズベリングとは、水辺と輪(リング)を組み合わせた造語で、未来の水辺を創っていく人たちが集い、共に動き出すプロジェクトです。

このミズベリングの事務局がオススメしているのが「未来創造型アイディア会議」で、以下の3つのポイントがあります。

①バックキャスティング:未来から今を観る

普通は現在から未来を予想しますが、理想の未来から現在を見る視点を活用します。固定した職業上の役割や経験的な観点から離れるための手法です。

②ラピッドイメージシェア:瞬時に分け合う

グループに分かれてアイディアを出しあうワークショップをします。ここでは言葉に出しながら絵を描きます。いくら絵を描くのが下手でも手を動かすことでそこに未来の片鱗が浮かび上がります。誰かの勇気が新しいアイディアを導く良きことの連鎖を経験をします。

③デアイディア:出会いがアイディアを生む

アイディアは出会いの中に生まれます。多様な出会いから自由で新しい自分を見つけるとき関係がやわらかに変わります。ひらめきやジョークや笑いが許される空間の設定が豊かな創造性の発揮につながります。

スティーブ・ジョブズ

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言わずと知れた、アップル社の共同設立者ですね。彼の経営スタイルは多くの人たちに影響をおよぼしています。

彼はどういった会議の進め方をしていたのでしょう?

①チームに試練を与える

ジョブズは社員を調べ、試練を与えていました。何事も決して額面通りには受け止めず、なぜ人々がそのように感じているのかを知ろうとしていたそうです。また、しきりに自分が賛成しない理由を相手にはっきりと伝えていました。あえて試練を与えることを通して、社員の可能性を引き出そうとしていたのかもしれませんね。

②話を遮るべき時を判断する

チームメンバーの1人が大声でまくし立て続けた時、しばらくはジョブズも辛抱強く我慢をしていましたが、やがて忍耐が尽きた彼はメンバーの話を遮って議論の流れを元に戻したそうです。よい聞き手であり、辛抱強くあるのは良いことですが、時には話を遮るべきタイミングを判断できなければ、多大な時間と資源を節約することはできません。

③優先順位を正確に定義する

ジョブズは最も重要なものに集中する能力と、なぜそれが重要なのかを主張する能力に秀でていました。何が重要なのかわかっていても、それがなぜ重要なのかを証明できますか?それを証明できるのなら、チームはあなたに従うでしょう。

コクヨ

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コクヨファニチャー株式会社でコンサルティングや研修コンテンツ企画を担当する下地寛也氏によりますと、ダメな会議には3つのパターンがあるそうです。それがアイディア・意見が出ない、時間通り結論が出ない、会議の空気が重苦しい、です。彼はこれらを解決する方法を提案しています。

①アイディアマネジメント

アイディアとは「既存の知識の新しい組み合わせ」とも言えます。全くの更地のような状態から突然ひらめくわけではありません。つまり会議でアイディアを言ってもらうためには、組み合わせを引き出すような質問をする必要があります。

②タイムマネジメント

会議での決め方は4つしかありません。

1. 参加者の多数決

2.責任者の直感

3.評価項目(品質・対応力・コストなど)で評価

4.議論で全員合意

会議の中盤で、どのように決めるのか?を参加者に確認します。また、会議の冒頭で議題がいくつあるかを確認して書き出します。次に発表者一人一人の持ち時間を決めます。

③チームワークマネジメント

会議の空気は最初の5分で決まります。会議に積極的に参加しようと思わせるには、その5分間に次のようなことを実行してみます。

1.板書を引き受ける(立って書くだけでうまく会議を引っ張れます)

2.時間割を作ること(会議をどのように進めるのか意識合わせをします)

3.批判後回し宣言(どのような意見、アイデアもまずは出せるようにします。

特に3つ目は重要です。意見に対してすぐに批判が出るようでは、参加者は意見を言いづらくなります。まずは意見を出して(発散)から、どれが良いかを選ぶよう(収束)にする、これが会議のポイントです。

まとめ

会議の進め方を調べていると、確かにその通りだと思うものもたくさんありました。会議の進め方をどう構造で整理するのかも大事な一方、会議を進める人、つまり進行役がとても重要なポジションだなと感じました。あとは、会議参加者との疎通・交流も大事ですね。高いコミュニケーション能力が求められます。

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yoshida
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