ビジネスマン必見！お詫びメールのポイントとテンプレート

社会人必見！お詫びメールのポイント

そもそもの「お詫び」とは

ビジネスシーンにおいて、事前の打ち合わせ内容や相手の想像とは違う結果になりそうな時、なった時にお詫びを行います。 お詫びすることで、相手と自分の関係を維持しつつ、仕事を終えることに期待できます。 仮にお詫びをしなかった、もしくは悪いことに気づいていない場合、相手と自分の関係は成り立たず、担当者変更や受注キャンセル、返金などマイナスの方向へと陥っていきます。 新人ビジネスマンにとって気を付けたいこととしては、自分のせいで起きたミスでない場合でも、会社代表としてお詫びを申し立てる必要があります。

お詫びメールが必要な場合・不要な場合

お詫びをする場面は、非常にデリケートな場面からラフな場面までいろいろ想定できます。 以下に、お詫びメールが必要な場合と不要な場合の例をピックアップしてみました。

お詫びメールが必要な場合

• 商品（サービス）を間違って手配していた場合 業種によっては取扱商品数が多く、間違って商品手配してしまうこともあると思います。まずは電話で相手に詫びる必要がありますが、電話の後に訂正した商品の型番や商品名、数量、金額、納期をメールに書いて送っておくと相手も安心すると思います。

• 打ち合わせ日程を変更する場合 こちらもまずは電話で相手にお詫びしたうえで、次回打ち合わせできる候補日をメールに書いて送ってあげると、日程の再調整も行いやすいと思います。電話なしでメールだけ送ると、相手がメールを見ていなかった場合、相手に迷惑をかけ、今後の業務に支障をきたしてしまいます。

• 取引先に忘れ物をした場合 こちらのパターンは、メール送信後に電話する方がいいかもしれません。忘れ物をしたのは自分のミスになりますので、まずは相手の都合で動いてもらう方が相手にかける負担も少なく、好印象を持ってもらえると思います。また忘れたものの写真などを添付して送信しておくと、相手も探しやすいと思います。ただし、USB などの緊急性が高い忘れ物の場合は、まずは電話確認した方が良さそうですよね。

• 価格改定する場合 2，3年前から何もかもが値上がりしている状況で、値上げのお知らせをメール送信しないといけない場面も出てくると思います。取引量に応じて、訪問説明、電話説明、メール説明に分かれると思います。いずれの場合も、文字に起こしたメールは見やすいと思いますので、説明済みの取引先でも価格改定メールしておく方が安心できると思います。

お詫びメールが不要な場合

• 自分を飛び越えて上司や本社にクレームが入った場合 特に新人時代に起きやすいことですが、これは既に自分の出る幕ではないので、お詫びメールなどせずにおとなしく上司の指示通り粛々と業務をこなしましょう。もし仮にこの場合でメールを送ったとしても、それはあなたの自己満足だけ、になると思います。

• とりあえず謝るだけの場合 何かミスが起きた場合、そのミスのリカバリー策や対策が何も講じられてなく、ただ謝るだけのお詫びメールは基本的に不要です。相手に必要なことは、相手の要求がクリアできるのか、迷惑をかけられるとしてもどの程度か、など相手のストレスを和らげる情報提示が必要となります。ただし、クレームが発生してから日をまたぐ場合などは、進捗状況を説明の上、お詫びメールすることが好ましいと考えられます。

お詫びメールのあて先 to や cc、bcc について

平常時のメール送信に比べて、お詫びメールのあて先にはデリケートになる必要があります。 まず cc に取引先窓口の部下の方や関係各位を入れてしまうと、ついでに謝られている印象を与えかねません。 基本的には to のみの記載が正しいと考えます。 Bcc には、クレーム対応にあたっている社内のメンバーを入れておくと、関係者全員が安心して問題解決に励めれると思います。

お詫びメールのテンプレート

一つとして同じ“お詫び”はないので、基本的には自分で考えてメール作成する必要があると思います。 とはいうものの、テンプレートがあったら便利ですよね。打ち合わせ日程を変更する場合のお詫びメールテンプレートをご紹介させて頂きます。

件名：打ち合わせ日程変更希望の件 ○○株式会社 企画部　デザイン課 △△様

お世話になっております。 先ほどご連絡させて頂いた日程変更の候補日についてご連絡させて頂きます。 下記日程より△△様のご都合いい日をご選択頂き、お知らせいただければ幸いです。 尚、都合のいい日程がなき場合は、△△様の希望日をお知らせいただければ、スケジュール調整の上、返答させて頂きます。 お手数おかけいたしますが、ご確認の程、何卒、よろしくお願い申し上げます。

変更希望日

• 5月7日　午前
• 5月10日　午前
• 5月11日　終日
• 5月12日　終日

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

××有限会社 田中●● 住所 電話 メール

・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・

まとめ

いかがでしたでしょうか？お詫びメールで一番気を付けないといけないことは、本当にメールで謝っていいかどうかという判断です。 日本社会において詫びることは非常に重要な要素の一つで、詫び方ひとつで相手との信頼関係も大きく左右します。 素直な心をもって、正直に詫びたいですね。